راهکارهایی برای بهینه‌سازی میز و دفتر کار
برگرفته از کتاب مدیریت زمان روبرتا روش به قلم یوسف علیپور
محیط فیزیکی اطراف ما، تأثیر زیادی بر حال خوب ما دارد. همچنین، تحقیقات نشان داده که داشتن یک محیط کار تمیز و مرتب، منجر به افزایش بهره‌وری، جلوگیری از هدر رفت زمان، و بهبود روحیه افراد خواهد شد. علاوه‌براین، نتیجه تحقیقی که در مجله «علوم اعصاب» انجام شده، نشان می‌دهد یک میز کار نامنظم و شلخته، توانایی پردازش اطلاعات را در مغز، کاهش می‌دهد.
متاسفانه با وجود اهمیت این موضوع، در اکثر موارد، ارزش یک دفتر کار سازمان یافته، به شدت دست کم گرفته می‌شود. آیا می‌دانستید فردی که علاقه به شلختگی دارد، از نظر سلامت روان، مشکل دارد؟ امروزه نتیجه تحقیقات روانشناسی نشان داده، افرادی که خواستار اتاق و میز کار نامرتب هستند و علاقه‌ای به مرتب کردن اطراف خود ندارند، به مشکلات جدی روحی و روانی دچار می‌باشند. اگر شما نیز دارای چنین خصیصه‌ای هستید، بهتر است با دنبال کردن راهکارهای ساده زیر، خود را از چنین آشفتگی در آورید.
- برای شروع، ابتدا به فضای میز کارتان از دید یک فرد غریبه و بیرونی بنگرید و ببینید بلافاصله چه تغییراتی جهت بهبود آن به ذهن‌تان می‌رسد.
- موارد غیرسودمند را حذف کنید. ببینید چه وسایلی در اتاقتان هستند که دیگر در اثر بخشی شما در محیط کار و میزتان، نقشی ندارند. اشیایی را که بود یا نبودشان فرقی در دفتر کار یا حرفه شما ندارند، با ضروریات مفیدتر جایگزین کنید.
- ابتدا هر چه روی میزتان است را کنار بگذارید. سپس میرتان را با وسایلی که هر روز به آنها نیاز دارید (مانند تلفن و تقویم) دوباره بچینید. به خاطر داشته باشید، مهم‌ترین چیزی که باید روی میزتان باشد، پروژه یا کاری است که در دست اقدام دارید.
- کشوی میزتان را تمیز کنید. کشوی میز باید فقط جای وسایلی باشد که زیاد با آنها سر و کار دارید. سعی کنید وسایلی را که به نوعی به هم مربوط هستند، در یک کشو قرار دهید.
- یک کشو را برای خرت و پرت‌ها در نظر بگیرید تا بتوانید چیزهای مختلفی را که در هنگام کار، دور و برتان جمع می‌شوند، در آن قرار دهید. ماهی یک بار کشوی خرت و پرت‌ها را تخلیه کنید و چیزهایی را که ممکن است در آینده به دردتان بخورد، در جای مناسبی قرار داده و بقیه را دور بریزید.
- جای مناسبی برای تجهیزات و ملزومات پیدا کنید. تجهیزات خود را با توجه به میزان مراجعه به آنها، در جای مناسبی قرار دهید. ملزومات هر یک از تجهیزات را در کنار آنها قرار دهید. مثلا کاغذها باید درست در کنار چاپگر و دیسک‌ها در کنار کامپیوتر باشند.
- میز و محل کار خود را به محیطی راحت و در دسترس تبدیل کنید. فکر کنید برای راحت‌تر و پربارتر کردن محیطی که بیشتر وقت خود را در آن می‌گذرانید، چکار می‌توانید بکنید. از بین آنها، مواردی را برگزینید که بر آسایش شما می‌افزایند، ولی حواستان را پرت نمی‌کنند.
- مراقب باشید حساب کارهای دفتری از دستتان در نرود. سیستمی مناسب برای انجام کارهای دفتری خودتان طراحی کنید. به خاطر داشته باشید که این سیستم باید ساده و کارا باشد. اگر کار دفتری عقب افتاده‌ای دارید، ساعتی بیشتر در محل کارتان بمانید و به آنها بپردازید تا کارها دوباره به روال عادی باز گردند.
- نامه‌های خود را دسته‌بندی کنید. با کمک چند پوشه، نامه‌های دریافتی را بر اساس معیاری، تفکیک کنید. مثلا می‌توانید نامه‌های خود را بر اساس فوریت پاسخگویی، دسته‌بندی نمایید. با تهیه نامه‌های از پیش آماده شده برای مکاتبات تکراری و مشخص، و یا نوشتن پاسخ‌های سریع و کوتاه روی همان نامه یا یادداشت دریافتی، از ایجاد انبوهی از نامه‌هایی که نیاز به پاسخ و در نتیجه نیاز به زمان دارند، جلوگیری کنید. یادداشت‌ها، نامه‌ها و گزارشات خود را مختصر بنویسید. مختصر نویسی باعث صرفه‌جویی در وقت شما و گیرنده خواهد شد.
- پرونده‌های خود را سازماندهی کنید. هر چیزی را که نیاز به نگهداری‌اش نیست، دور بریزید. برای بازیابی سریع، روی پرونده‌ها و پوشه‌ها بر چسب بچسبانید. پرونده‌ها را به طور منظم پاکسازی کنید و اطلاعات غیر فعالی را که در آینده به کارتان خواهد آمد، در آرشیو قرار دهید. ایجاد یک پرونده از کارهایی که باید انجام دهید و می‌خواهید انجام دهید، شما را قادر خواهد ساخت تا همواره به اطلاعات اولیه مورد نیاز خود دسترسی داشته، و کارهای روزانه خود را به راحتی به خاطر آورید.
- از دفترچه تلفن خود، خردمندانه بهره بگیرید. به جای یادداشت اطلاعات کارت‌های ویزیت، خود کارت‌ها را به دفترچه تلفن منگنه کنید.
توجه داشته باشید که با نگاهی تازه به محیط کاری‌تان و استفاده مناسب از فضایی که در اختیار دارید، می‌توانید در وقت‌تان صرفه‌جویی کنید و با انتخاب سیستمی بهینه برای انجام کارهای دفتری و نظم دادن به میز کارتان، همخوانی لازم را با محیط ایجاد کرده و برنامه‌ریزی مفیدی داشته باشید.