۱۱ کاری که افراد سازمان یافته و سازنده هر روز انجام می‌دهند

بیشتر ما فکر می‌کنیم بهره‌وری یعنی کار کردن با بیشترین سرعت ممکن در هر ثانیه از روز. اما اشتباه می‌کنیم. می‌ترسیم کاهش سرعت در سازماندهی امور باعث از بین رفتن بهره‌وری شود، اما واقعیت چیز دیگری را بیان می‌کند:

یک کارمند اداری به طور متوسط ​​هر روز، بیش از یک ساعت را صرف جستجو می‌کند.

به طور متوسط ​​یک مدیر اجرایی در ایالات متحده، در طول سال، شش هفته را صرف جستجو برای اطلاعات غیرضروری میان پرونده‌های نامرتب می‌کند. 23 درصد از افراد می‌گویند که به دلیل گم کردن صورت حساب‌های خود، آنها را دیر پرداخت می‌کنند.

بی‌نظم بودن هم از نظر مالی و هم از نظر زمان پرهزینه است. اما اگر بتوانید خود را متقاعد کنید تا سرعتتان را کاهش داده و امور را سازماندهی کنید، ROI (نرخ بازدهی)، شما را متعجب خواهد کرد.

«به ازای هر دقیقه صرف شده برای سازماندهی، یک ساعت (بیشتر) به دست می‌آید». – بنجامین فرانکلین

تخمین بنجامین فرانکلین به نظر اغراق‌آمیز می‌رسد، ولی صرف وقت برای منظم بودن، یک سرمایه‌گذاری ارزشمند محسوب می‌شود. کارشناسان برآورد کرده‌اند که؛ هر ساعت برنامه‌ریزی و نظم‌دهی باعث صرفه‌جویی سه تا چهار ساعت در وقت ما می‌شود.

دلیل آنکه چرا افراد با آرامش بیشتر و استرس کمتر، کارهای بیشتری را انجام می‌دهند، به این برمی‌گردد که آنها اهمیت نظم را درک کرده‌اند و عادت‌های خود را بر این اساس تطبیق داده‌اند. خبر خوب این است که تنها با الگوبرداری از عاداتی که این افراد بر آنها تکیه می‌کنند، می‌توانید کارهایتان را سازماندهی کنید و سازنده‌تر شوید. در ادامه به 11 کاری که افراد سازنده در زندگی خود از آن بهره می‌گیرند، اشاره می‌نماییم:

1. اجازه نمی‌دهند میز کارشان نامرتب شود.

ممکن است فکر کنید آنها دقیقا می‌دانند کجا و در کدام دسته کاغذ، می‌توانند سند خاصی را پیدا کنند. اما اگر فکر می‌کنید این صرفا از حافظه آنها نشات می‌گیرد و ربطی به یک میز تمیز و منظم ندارد، خودتان را مسخره کرده‌اید. تنها منظم کردن وسایل روی میز به شما کمک می‌کند آن‌ها را در ذهن خود طبقه‌بندی کنید. علاوه‌براین، تحقیقات انجام شده در دانشگاه پرینستون نشان داد که هرچه مغز ما بیشتر توسط محرک‌های رقابتی روی میز به هم ریخته بمباران شود، کمتر می‌توانیم تمرکز کنیم. البته این گفته فقط از شواهد ذهنی به دست نیامده؛ بلکه محققان توانستند تفاوت نظم و بی‌نظمی میز را در MRI فعالیت مغز افراد نیز ببینند.

2. هرگز اشیا را دوبار لمس نمی‌کنند.

افراد منظم و مولد، هرگز مسائل را در یک الگوی مشخص قرار نمی‌دهند، زیرا دو بار برداشتن وسایل، اتلاف‌وقت بزرگی است. شما نیز ایمیل یا تماس تلفنی را ذخیره نکنید تا در زمان دیگری به آن رسیدگی کنید. به محض اینکه چیزی توجه شما را جلب کرد، باید به سراغ آن بروید، آن‌را انجام داده یا حذف کنید.

3. آنها خودشان به شخصه به همه ایمیل‌ها پاسخ نمی‌دهند.

افراد مولد اجازه نمی‌دهند ایمیل آنها یک وقفه دائمی داشته باشد. آنها علاوه بر بررسی ایمیل خود طبق برنامه، از ویژگی‌هایی بهره می‌برند که پیام‌های فرستنده را در اولویت قرار می‌دهند. آنها هشدارهایی را برای مهم‌ترین فروشندگان و بهترین مشتریان خود تنظیم می‌کنند و بقیه را تا زمانی‌که به نقطه توقف کار خود برسند، ذخیره می‌کنند. برخی از افراد حتی یک پاسخ‌گوی خودکار راه‌اندازی می‌کنند که به فرستندگان اجازه می‌دهد بدانند چه زمانی دوباره ایمیل خود را بررسی می‌کنند.

4. آنها مطابق لیست کارهای مجزا اقدام می‌کنند.

شاید روزهایی را به یاد آورید که افراد، دفاتر برنامه‌ریزی گران‌قیمت چرمی می‌خریدند و آنها را با لیست کارهایی که بر اساس اولویت رنگی کدگذاری شده بود، پر می‌کردند. چنین کاری شاید اکنون کمی قدیمی به نظر برسد، اما هیچ‌کس نمی‌تواند موثر بودن آن‌را انکار کند. چرا آن دفاتر برنامه‌ریزی موثر بودند؟ زیرا این دفاتر به ما یادآوری می‌کردند که ثبت یک لیست مجزا از کارها چقدر مهم است. وقتی همه چیز را در یک فهرست لیست می‌کنید، همیشه می‌دانید به کجا نگاه کنید و می‌توانید از اتلاف وقت خودداری نمایید تا به یاد آورید کدام فهرست، اطلاعات مورد نیاز شما را دارد.

5. از خودآگاهی بالایی برخوردارند.

افراد با بهره‌وری بالا و منظم، درک مشخصی از اینکه چه کسی هستند، دارند. آنها نقاط ضعف خود را می‌شناسند و ساختارهای سازمانی را برای غلبه بر ضعف‌ها در نظر می‌گیرند. نمی‌گذارند جلسات خیلی طولانی شود، بلکه یک زمان‌بندی مشخص تنظیم می‌کنند. اگر در اثربخش نگه داشتن جلسات مشکل داشته باشند، سعی می‌کنند دستور جلسه تنظیم کنند. اگر صبح فراموش کنند پست صوتی خود را چک کنند، یادآوری را تنظیم می‌کنند. جزئیات مهم نیست؛ مهم آن است که به دقت فکر کنند و از وسایل کمکی و روال خاصی استفاده ببرند که به رفع ضعف‌های آنها کمک می‌کنند.

6. برای ناهار وقت می‌گذارند.

همه می‌دانیم شما سرتان شلوغ است و وقتی به ساعت نگاه می‌کنید، ساعت ناهار گذشته است. در نهایت بدون صرف وقت برای ناهار، یک دونات یا یک بسته چیپس برمی­دارید. هر دو واقعا عادت‌های بدی هستند. دونات حدود 20 دقیقه به شما انرژی می‌دهد، اما پس از آن، تمرکز شما بسیار کاهش می‌یابد. تا آنجا که حذف وعده‌های غذایی نه تنها بر تمرکز، بهره‌وری و مهارت‌های حل مسئله شما تأثیر دارد، بلکه بر روی دور کمر شما نیز تأثیر می‌گذارد! تحقیقات دانشگاه ایالتی اوهایو نشان می‌دهد وزنی که با حذف وعده‌های غذایی از دست می‌دهید، وزن ماهیچه‌ای است که بعدا آن‌را به صورت چربی دوباره به دست می‌آورید.

7. قورباغه را قورت می‌دهند (سخت‌ترین و بدترین کار را انجام می‌دهند).

«قورت دادن قورباغه» بهترین پادزهر برای تعلل است. افراد فوق‌العاده هر روز صبح را با این تفکر شروع می‌کنند. به عبارت دیگر، آنها قبل از انجام هر کاری، بدترین و مخوف‌ترین مورد را از لیست کارهایشان انجام می‌دهند. پس از آن، آزاد می‌شوند تا با چیزهایی که آنها را هیجان زده کرده و الهام‌بخش است، مقابله کنند.

8. آنها در پایان هر روز، کارهای خود را سازماندهی می‌کنند.

بهترین راه‌حل برای از بین بردن بی‌نظمی این است که در پایان روز، حدود 10 دقیقه صرف مرتب‌کردن میز خود کنید. گرچه می‌دانیم بهتر است تنها یک‌بار وسایل را لمس کنیم، اما ممکن است همه ما در نیمه راه متوقف شده باشیم، زیرا تلفن زنگ می‌خورد یا کسی برای گفتگو منتظر ایستاده است. واقعا نمی‌توانید از چنین مواردی جلوگیری کنید، اما می‌توانید با اتمام همه چیزهایی که نیمه کاره رها کرده‌اید، روز را به پایان برسانید.

9. از شب قبل برای روز بعد خود برنامه‌ریزی می‌کنند.

افراد سازمان‌یافته و سازنده هر شب با اطمینان خاطر از آنچه در روز بعد به دست خواهند آورد، به رختخواب می‌روند. آن‌ها اولویت‌های خود را مستقیما از شب قبل تعیین می‌کنند، به‌طوری‌که با شروع روز، کمتر تحت تأثیر «ظلم فوری» قرار گیرند – آتش‌های کوچکی که ظاهر می‌شوند (وقفه های اجتناب ناپذیر) و مانع رسیدگی به اولویت‌های واقعی آنها می‌شوند.

10. به طور کامل از تکنولوژی استفاده می‌کنند.

در مورد اینکه چگونه فناوری مدرن، روز کاری را پیش می‌برد و باعث می‌شود که ما همیشه وقت‌شناس باشیم، مطالب زیادی گفته شده است. همچنین درحالی‌که امکان دارد این مورد درست باشد، فناوری می‌تواند بهره‌وری ما را بیشتر کند. تنظیم یک فیلتر ایمیل برای پاک نگه داشتن هرزنامه صندوق ورودی شما یا استفاده از برنامه‌ای مانند Evernote برای سازماندهی اطلاعاتی که دوباره به آن نیاز دارید، مثال‌هایی است که می‌گوید فناوری همیشه بد نیست. اگر به درستی استفاده شود، می‌تواند در زمان، صرفه‌جویی زیادی ایجاد کند.

11. آنها پست عادی خود را نادیده نمی‌گیرند.

برای این مورد، به فلسفه «یک بار لمسش کن» برمی‌گردیم. برای بسیاری از ما، این روزها پست‌های عادی روانه زیادی وجود ندارد که واقعا مشتاقانه منتظر آن باشیم. اما نادیده گرفتن آن می‌تواند مشکلاتی را ایجاد کند، به خصوص وقتی صحبت از مواردی مانند صورتحساب‌ها و اطلاعیه‌های مالیاتی باشد. فقط کافیست جلو بروید، آن‌را دریافت کنید و به محض رسیدن از آن مراقبت کنید. در غیر این صورت، مجبور خواهید بود که صورت‌حساب سررسید شده ماه را زیر کوسن‌های مبل جستجو کنید.

هر دقیقه‌ای را که به دنبال چیزی اشتباه صرف کرده‌اید یا تلاش می‌کنید به خاطر بیاورید که قرار است در آینده چه کاری انجام دهید، به بهره‌وری شما آسیب می‌رساند. به نوبه خود، این کار پتانسیل شغلی شما را نیز کاهش می‌دهد.

خبر خوب این است که ابزارهای زیادی وجود دارد که می‌توانید برای سازماندهی و بهره‌وری از آنها استفاده کنید، بنابراین حتی بی‌نظم‌ترین افراد در بین ما نیز می‌توانند سیستمی را برای کنترل خود ایجاد کنند.