10 روش برای جلوگیری از جلسات بیهوده
نویسنده: جین ماسگریو و ساندرا بینکوسکی مترجم: علی اکبر سلیمانی
دیو بری میگه:
«اگر مجبور بودید در یک کلمه دلیل اینکه چرا نسل بشر، به پتانسیل کامل خود دست نیافته و هرگز نیز به آن دست نخواهد یافت را بگویید، آن کلمه “جلسات” خواهد بود.
نظرسنجی Otter.ai در سال 2022 از بیش از 600 کارمند در 20 صنعت نشان داد که «به طور متوسط، کارکنان 17.7 جلسه (در مجموع 18 ساعت) در هفته دارند». اگر سطوح مدیریت را به آن اضافه کنیم، این تعداد افزایش می‌یابد. علاوه‌براین، کارمندان غیرمدیریتی گزارش دادند که تنها 11.9 ساعت از جلسات هفتگی، حیاتی بوده و نزدیک به 6 ساعت از زمان جلسات، غیرضروری است که می‌توان از آن بهتر استفاده کرد.
هزینه جلساتی که مولد و کارآمد نیستند، بسیار زیاد است. همان نظرسنجی Otter.ai نشان داد که «برای شرکت‌های 100 نفره، حذف جلسات غیرضروری، تقریبا 2.5 میلیون دلار در هر سال صرفه‌جویی می‌کند و برای شرکت‌های 5000 نفری، این پس‌انداز به بیش از 100 میلیون دلار افزایش می‌یابد.»
قوانین اساسی برای داشتن جلساتی سازندهتر
جلسات می‌توانند باعث تولید ایده، ایجاد شفافیت و تسهیل عملیات شوند. این قوانین اساسی را دنبال کنید تا جلسات پربارتری داشته باشید.
- فقط کافی است نه بگویید.
کاتلین آلن، متخصص کارآفرینی و پروفسور بازنشسته کارآفرینی بالینی در دانشکده بازرگانی مارشال در دانشگاه کالیفرنیای جنوبی، می‌گوید بزرگ‌ترین مشکل جلسات این است که تعدادشان بسیار زیاد می‌باشد. او می‌گوید: «بسیاری از رهبران، این کار را فقط برای نمایش انجام می‌دهند. اگر هدف از جلسه این است که افراد گزارش دهند چه کاری انجام می‌دهند، به جای آن، می‌توانید از آنها بخواهید یادداشت یا گزارش کوتاهی بنویسند.
- ساعت را چک کنید.
یکی از بزرگ‌ترین موارد اتلاف‌کننده وقت، منتظر ماندن برای آمدن دیگران است. برخی از مدیران با برنامه‌ریزی جلسات در زمان‌های عجیب و غریب، مانند ساعت 8:47 صبح، به موقع آمدن را تشویق می‌کنند. همچنین حتی اگر نتوانستید تمام موارد موجود در دستور جلسه را بررسی کنید، باید به زمان جلسات پایبند باشید. زمانی‌که افراد ضروری (یعنی آنهایی که حضورشان در جلسه الزامی است) در جلسه نیستند، هرگز وقت خود را برای گفتن مطالب، قبل از رسیدن آنها به جلسه، تلف نکنید.
پل ترونسور، معاون برنامه‌ریزی شبکه جهانی و تحلیل‌گر تجاری در FedEx می‌گوید که مقامات FedEx تنها برای جلسات روزانه‌ای ارزش قائل هستند که در آنها، کارایی کسب‌وکار نسبت به روز قبل افزایش می‌یابد و به عبارتی، بهبود مستمر اتفاق می‌افتد.
باید به خاطر داشته باشید که برگزاری جلسات با زمان شروع و پایان معین، و پایبندی به آن، نکته‌ای بسیار کلیدی است.
- دستور کار و اهداف روشنی برای داشتن جلسه‌ای پربار و سازنده، تعیین کنید.
بر طبق نظر آلن، یک اصل مهم و ضروری برای جلوگیری از بیهودگی جلسات، تعیین اهدافی از قبل برای آن است. بنابراین، برای جلسه خود دستور کار تنظیم کرده و به آن پایبند باشید.
استراتژی‌هایی که فدرال اکسپرس در این زمینه دنبال می‌کند، شامل تنظیم و پیروی از یک چک لیست، استفاده از ابزار صوتی/بصری برای ارتباط واضح‌تر و استفاده از فلسفه «پس از بازی» است که در آن، برای مسائلی که در جلسه قابل حل نیستند، مسئول و مهلتی برای انجام مشخص می‌شود.
باید نوع جلسه را از قبل برای همه شرکت‌کنندگان تعیین کنید. آیا جلسه، گزارشی، طوفان فکری، یا حل مسئله است؟ زمینه و هدف جلسه را نیز تعیین کنید، نه فقط زمان ملاقات را. اطمینان حاصل کنید که برنامه‌ریزی جلسات منظم بوده و دارای اهداف روشن هستند. هنگامی که افراد خود را ملزم و پایبند به برنامه جلسات بدانند، آن‌وقت می‌توانید به جلسات به عنوان فرصتی برای پیشرفت چشمگیر در کار نگاه کنید.
استفاده از دستور کار می‌تواند شرکت‌کنندگان را متمرکز نگه داشته و به عنوان یک چارچوب مرجع برای پیش بردن جلسات، مورد استفاده قرار گیرد.
- برای برگزاری جلسات سازندهتر، از لیست دعوت استفاده کرده و مشخص کنید نقش و دلیل حضور هر فرد در جلسه چیست.
استیو جابز در بیرون کردن افراد از جلسات، در صورتی که فکر می‌کرد نیازی به حضور آنها در جلسه نیست، مشهور بود. حضور در یک جلسه نباید بیهوده باشد. در عوض، کلید بهره‌وری این است که فقط کسانی را دعوت کنید که حضورشان واقعا برای حل یک موضوع یا مشکل ضروری است.
یکی دیگر از قوانین اساسی جلسات این است که شرکت‌کنندگان باید مشارکت‌کننده، حل‌کننده مسئله و تصمیم‌گیرنده باشند. اسکودامور می‌گوید: «یکی از کارهایی که انجام داده‌ایم، این است که در نظر بگیریم چه کسی واقعا باید در جلسات حضور داشته باشد. اگر حضور این شخص در جلسه حیاتی نیست، آیا استفاده از وقت او منطقی است؟»
گِرگ اسمیت، مشاور حوزه نرم‌افزار، می‌گوید اگر برای شما سرعت امری ضروری است، ممکن است نیاز داشته باشید افراد بیشتری را وارد کنید تا پروژه به سرعت پیش برود. با این حال، در روند عادی تجارت، جمع کوچک‌تر بهتر است. او می‌گوید: «پنج نفر می‌توانند 90 درصد بازدهی داشته باشند. ما سعی می‌کنیم با کمترین تعداد افراد لازم، جلسه را پیش ببریم و تعادل ایجاد کنیم تا زمان و پول را با گره زدن افراد زیاد به جلسه، تلف نکنیم.»
- جلسات را از حالت نرمال خارج کنید.
به طور معمول، تصور ما از جلسه، یک اتاق با میز و صندلی و افرادی با پوشش‌های رسمی است که آنجا نشسته‌اند و بحث می‌کنند. اما جلسات می‌توانند خارج از این نوع چارچوب‌ها نیز برگزار شوند. برای مثال، جایی خارج از اتاق جلسات و یا در حالتی ایستاده. در این حالت معمولا جلسات کوتاه، مختصر و دقیق خواهند بود.
- جلسه را به ورزش تبدیل کنید.
نیلوفر مرچنت، که در سال 2013 در سخنرانی تِد خود، از فضایل جلسات در حین پیاده‌روی تعریف کرد، سر و صدای زیادی به راه انداخت. مرچنت که در کتابش با عنوان «چگونگی جدید»، راه‌های همکاری برای کسب نتایج بهتر در کسب‌وکار را توضیح می‌دهد، می‌گوید: «نشستن، تبدیل به سیگار کشیدن برای نسل ما شده است.»
او به جای اینکه سلامتی خود را فدای حرفه‌اش کند، دست از کار کشید و درحالی‌که هفته‌ای 20 تا 30 مایل پیاده‌روی می‌کرد، به بحث و گفت‌وگو نیز در مورد کسب‌وکارش می‌پرداخت. او می‌گوید: «یک چیز شگفت‌انگیز در مورد بیرون آمدن از حالات همیشگی وجود دارد و آن، تفکر خارج از چارچوب است.»
درحالی‌که جلسات و صحبت در حین پیاده‌روی ممکن است برای جلسات بزرگ سازمانی، کارساز نباشد، اما آلن می‌گوید که بیرون رفتن از دفتر، و تغییر در فضای جلسات می‌تواند یک مزیت باشد. او می‌گوید: «حتی اگر این موضوع برای گروهی از افراد کار می‌کند و با گروهی راه رفتن و صحبت کردن، احساس بهتری دارند، استفاده از آن، چرا که نه؟»
- جلسه‌ای بهتر و سازندهتر را تصور کنید.
آلن می‌گوید، استفاده از تخته وایت‌برد برای اینکه افراد ایده‌های خود را بیان کنند، راه خوبی برای ایجاد ایده‌های جدید و متمرکز نگه داشتن جلسه است. او می‌گوید: «در اتاق جلسه ایده‌آل من، تمام دیوار حاوی تخته وایت‌برد است.»
- از ویدئو کنفرانس‌های پیشرفته استفاده کنید.
به گفته اشان ویلی، مدیرعامل شرکت پروفپوینت، کنفرانس ویدوئی به کلید ارتباطات تجاری، به عنوان راهی برای صرفه‌جویی در هزینه سفر تبدیل شده است.
فناوری ویدیویی که زمانی، صداهای بدون چهره را از دستگاه‌های شبیه به سفینه فضایی در وسط میزهای کنفرانس به صدا در می‌آورد، اکنون به کارکنان اجازه می‌دهد تا به طور فعال در جلساتی با هزاران مایل دورتر، شرکت کنند. ویلی می‌گوید: «فناوری که ما از آن استفاده می‌کنیم، واقعا می‌تواند صدا و حرکت یک فرد را تشخیص دهد و روی صورت زوم کند، به‌طوری‌که همه حالات چهره، به راحتی قابل تشخیص است. این باعث می‌شود که فرد از راه دور احساس کند که بخشی از جلسه است.»
- رهبر خوبی برای جلسه باشید.
رهبر جلسه باید اطمینان حاصل کند که نظر همه افراد شنیده شده و به همه توجه می‌شود. او باید مطمئن شود که فرد یا افراد خاصی به طور انحصاری تسلط جلسه را در دست نگیرند و هیچ بحث جانبی گسترده‌ای بین افراد اتفاق نمی‌افتد. شخصی را مسئول جلسه قرار دهید که مورد احترام همه باشد. به یاد داشته باشید: گاهی اوقات تشویق گزارش‌های فردی، موثرتر از تمرکز صرف بر بحث‌های گروهی است.
- موفقیت باعث موفقیت می‌شود.
جلسه بدون نتیجه، فایده چندانی ندارد. اسکودامور می‌گوید: «پیگیری بعد از جلسه بسیار مهم است، زیرا تنها در این حالت است که به نتایج جلسه می‌رسیم. در انتهای جلسه و در صورتجلسه باید مشخص شود که چه کسی تا چه زمانی چه کاری را باید انجام دهد، و سپس پاسخگوی وظایف محول شده به خود باشد.
پیروی از این قوانین اساسی و رسیدن به اهداف، لحن و موارد لازم را برای جلسات آینده تعیین می‌کند. ویلی می‌گوید: «اگر سابقه مستمری از نتایج کارآمد و مولد داشته باشید، افراد علاقه‌مند به شرکت در جلسات شما خواهند بود.»