آیا از جلسات خود بیشترین بهره را می‌بریم؟
نویسنده: نیون و واشوس مترجم: دکتر سید محمد محسن امامت
انسان‌ها دارای اندیشه‌های مختلفی هستند و هر کدام به گونه‌ای می‌اندیشند و درباره یک موضوع مشترک دیدگاه‌های مختلفی وجود دارد. این مباحثات که بین گروهی از افراد شکل می‌گیرد گاها متضاد هم هست و ممکن است در خصوص سیاست، ورزش و هر چیز دیگر باشد. اما وقتی جلسات برگزار می‌شود، اختلاف نظرها از بین می‌رود. در یک نظرسنجی که اخیر انجام شده است، 182 مدیر ارشد از طیف وسیعی از صنایع در آن شرکت کردند. نتیجه این نظرسنجی بدین صورت بود:
- 71 درصد معتقد بودند که جلسات سازنده و کارآمد نیستند.
- 65 درصدشکایت داشتند که جلسات، آنها را از انجام کار خود باز می‌دارد.
- 64 درصد معتقد بودند که جلسات از تفکر عمیق جلوگیری می‌کند.
در مطالعه دیگر، 90 درصد از افراد در جلسات، پدیده رویاپردازی را گزارش کردند و 73 درصد اعتراف کردند که از زمان جلسه برای انجام کارهای دیگری استفاده می‌کنند. این آمار و ارقام نشان می‌دهد که تأثیرات یک جلسه بد می‌تواند تا مدت‌ها به شکل ناراحتی و شکایت افراد حاضر در جلسه جلوه کند. اگر صادقانه به موضوع بنگریم، واقعیت این است که این گونه جلسات به جایی نمی‌رسند.
اما آیا همه جلسات بد هستند؟ نه همه جلسات بد نیستند چون آنها می‌توانند نقش مهمی در دستیابی به اهداف داشته باشند. محققان معتقدند که وقتی نوبت به اهداف می‌رسد، مغز ما بر اساس یک فرض اساسی کار می‌کند و آن این است که “اختلافات باید کاهش یابند”. این اهداف جایی هستند که ما می‌خواهیم برویم و چیزی هستند که ما می‌خواهیم بدان برسیم. مغز ما می‌تواند به سرعت، فاصله بین وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب را تعیین کند تا اقدامات لازم برای کاهش شکاف بین این دو وضعیت انجام و در نتیجه این اختلاف کاهش یابد. یکی از راه‌های مهم برای این کار، تجزیه و تحلیل بازخورد در مورد این اقدامات است. تقریباً غیرممکن است که بتوانیم به هدفی دست یابیم بدون اینکه بدانیم چگونه کار می‌کنیم و چگونه در حال پیشرفت هستیم. جلسات یک تجمع قابل توجه برای ارائه، بحث، و تجزیه و تحلیل بازخورد در مورد اهداف هستند.
سه راهکار برای بهبود جلسات
1.داشتن یک دستور کار متمرکز و پایبندی به آن
همه می‌خواهند از زمان خود حداکثر استفاده را بکنند. اما نمی‌توان همه موضوعات را در یک جلسه پوشش داد، مگر اینکه کیفیت را فدای سرعت کنیم. در چنین حالتی باید به چند کار به طور همزمان پرداخت. تحقیقات اخیر، رویکرد چند وظیفه‌ای که مدت‌هاست پذیرفته شده است را زیر سوال می‌برند. این تحقیقات نشان می‌دهد ما نمی‌توانیم دو کار را به طور همزمان انجام دهیم و تلاش برای انجام آن در عمل به بهره‌وری آسیب می‌زند.
اولین مسئولیت ما در برگزاری یک جلسه این است که یک دستور کار متمرکز داشته باشیم که بر تعداد محدودی از موضوعات مرتبط یا شاید فقط یک موضوع خاص متمرکز باشد و در این جلسه زمان لازم برای تجزیه و تحلیل، بحث و یادگیری وجود داشته باشد.
- تمرین بیشتر گوش کردن و کمتر صحبت کردن
در جلسات گاهی اوقات به ذهن خطور می‌کند که همه افراد دور میز، بی‌صبرانه منتظر فرصتی برای صحبت کردن هستند. وقتی زمان آن فرا می‌رسد، کاملاً واضح است که آنها واقعاً صحبت‌های سخنران قبلی را نشنیده‌اند و صرفاً قصد دارند منظور خود را منتقل کنند. ما باید وقت بگذاریم و واقعاً به نقطه نظرات همکاران خود گوش دهیم و قبل از ارائه نظر خود، ابتدا آنچه را که شنیده‌ایم را به اشتراک بگذاریم. پس راهکار دوم این است که قبل از هر اظهارنظری، افراد داخل جلسه ابتدا نکات کلیدی صحبت‌های دیگران را بیان نموده و بعد نظرات خود را مطرح کنند.
- ارزیابی و امتیازدهی به اثربخشی جلسه
پس از برگزاری جلسه، باید از شرکت‌کنندگان خواست تا اثربخشی جلسه را بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده ارزیابی کنند. در انتخاب معیارها باید سوالات زیر مد نظر قرار گیرند.
- آیا جلسه به موقع شروع شد و به پایان رسید؟
- آیا موارد مورد نیاز در جلسه از قبل تهیه شده بود؟
- آیا دبیر جلسه، دستور کار را بررسی کرد؟
- آیا دبیر جلسه، بحث‌های داخل جلسه را به طور موثر هدایت کرد؟
- آیا مشارکت فعالی از همه شرکت‌کنندگان وجود داشت؟
- آیا جلسه مستند شده است؟
پاسخ این سوالات را باید در طول زمان، پیگیری کنیم تا معلوم شود آیا جلسات از نظر شرکت‌کنندگان در حال مؤثرتر شدن هستند یا خیر. برای اینکه همه چیز واقعا ساده باشد، باید در پایان جلسه به هر یک از افراد برگه نظرسنجی بدهیم و از آنها بخواهیم نظرات خود را ارائه دهند. حتی می‌توان بدین منظور دو ظرف که با عناوین مثبت (جلسه رضایت‌بخش) و منفی (جلسه بی‌اثر) مشخص شده‌اند را آماده کرد تا افراد بتوانند برای راحتی، برگه نظرات خود را در یکی از آن دو بیندازند.