میمون روی شانه کیست؟

فرض کنید در راهروی اداره در حال قدم زدن و رفتن به جلسه‌ای هستید. یک دفعه یکی از کارمندهای شما یا اعضای تیمی که به شما گزارش می‌هد، شما را می‌بیند و سوالی از شما می‌پرسد. حال فرض کنید واقعا فرصت فکر کردن و جواب دادن به وی را در آن لحظه ندارید. در این حالت چه می‌کنید؟

اگر به طرف بگویید که به موضوع فکر می‌کنم و بعدا جوابش را به تو می‌گویم، میمون روی شانه شما قرار گرفته است. شما بدون اینکه متوجه باشید جای رئیس و مرئوس را عوض کردید. چرا؟؟؟

چند روز بعد، کارمند است که از شما پیگیر جواب سوالش می‌شود. در این حالت وی نه تنها به شما مسئولیت داده، بلکه از شما گزارش هم می‌خواهد. اصولا اعطای مسئولیت کاری و دریافت گزارش عملکرد، روندی از بالا به پایین (از رئیس به مرئوس) است.

حال مجدد فرض کنید ازآنجاکه کارهای مهم‌تر دیگری داشتید، اصلا فرصت فکر کردن به موضوع کارمند خود را نداشتید. در چنین حالتی مجبورید مجدد به وی بگویید که در اسرع وقت به موضوع فکر می‌کنید و جواب را به او می‌گویید. کارمند شما هم خواهد گفت مسئله‌ای نیست و به شما وقت می‌دهد و بعد دوباره دنبال شما خواهد بود و تاوقتی‌که فرصت کافی برای فکر کردن روی آن موضوع به دست نیاورده‌اید، از وی فراری خواهید بود. در چنین حالتی در واقع شما کارمند او شده‌اید و جای رئیس و مرئوس عوض شده است.

حالا فرض کنید به جای یک کارمند، شما با ده کارمندی مواجهید که هر کدام روزی حداقل یک سوال از شما می‌پرسند و شما به دلیل مشغله زیاد به همه آنها قول می‌دهید که به زودی پاسخ سوال آنها را خواهید داد. در چنین حالتی شما به آدمی تبدیل شدید که کار همه گروه را عقب انداخته و همه منتظر کار و جواب شما هستند تا بتوانند کار خود را جلو ببرند؛ در نتیجه مشکل اصلی گروه، شما هستید.

بنابراین باید توجه داشته باشید که مسئولیت انجام یک وظیفه مثل یک میمون بازیگوش می‌ماند که دائم از شانه فردی به روی شانه فردی دیگر در حال حرکت است و حواس آدم را پرت می‌کند. همه در تلاش هستند تا میمون را بر روی دوش بقیه بیندازند و خود از آن فرار کنند. بنابراین وقتی یکی از زیردستان شما مشکل کاری را مطرح می‌کند و شما به جای جواب به او می‌گویید که به موضوع فکر خواهید کرد و جواب را بعدا به او خواهید گفت، بدانید که تا آن زمان، میمون روی شانه شما قرار گرفته است.

در ادامه به دو راهکار اشاره خواهد شد که به شما کمک خواهد کرد تا میمون را روی دوش فردی که وظیفه‌اش است، نگه دارید:

• اگر فردی در زمانی که فرصت نداشتید به شما مراجعه کرد و سوال پرسید، می‌توانید به او بگویید به دلیل عجله‌ای که دارم، اگر موضوع مهمی داری، آن‌را یادداشت کن و برایم بفرست. در این صورت میمون روی شانه همان فرد باقی خواهد ماند تا وقتی‌که آن‌را برای شما ارسال کند. بعد از دریافت آن، دیگر میمون روی شانه شماست تا وقتی که جواب دهید.
• می‌توانید به او بگویید که از طریق اتوماسیون یا هر ابزار اداری دیگری، برایتان درخواست جلسه بفرستد تا با هم راجع به آن موضوع حرف بزنید. در این حالت نیز میمون روی شانه وی باقی خواهد ماند. همچنین می‌توانید در پایان جلسه، باز وظیفه را به خودش برگردانید. یعنی حتی اگر به جوابی برای سوال وی نرسیدید، می‌توانید به او بگویید راه‌حل‌های خودش را برای آن مسئله پیدا کرده و برای جلسه بعد آنها را به شما پیشنهاد دهد.

همیشه باید این نکته را در ذهن خود داشته باشید که وظیفه شما به عنوان سرپرست، رئیس، مدیر یا رهبر هر تیم، حل تمام مسائل تیم نیست، بلکه وظیفه حل مسئله، بر عهده خود سوال‌کننده است. لذا حواستان به شانه خود و میمون‌های مختلفی که دوست دارند آن‌را برای خود تصاحب کنند، باشد.