5 گام برای مدیریت گفت‌وگوهای سخت کاری

آیا شما یک رهبر هستید؟ اگر این چنین است، پس می‌دانید ممکن است مواقعی پیش آید که افراد زیردستتان آن‌طور که انتظار می‌رود، عمل نمی‌کنند. همچنین می‌دانید که در چنین شرایطی باید به آنها بازخورد منفی بدهید. اما شاید بترسید که گفت‌وگو در آن خصوص و ارائه بازخور منفی ممکن است احساسات را تحریک کرده و وضعیت را بدتر کند. حتی ممکن است برگزاری جلسه برایتان راحت باشد ولی دقیقا ندانید باید چگونه بدون تهدید کردن فرد، انگیزه تغییر را در وی ایجاد کنید.

گفت‌وگوهای سخت واقعا می‌تواند نتایج مثبتی به همراه داشته باشد. اگر بتوانید به خوبی از عهده آنها برآیید، می‌توانید به افراد کمک کنید تا فراتر از محدودیت‌های خود رشد کنند و فراتر از انتظار، ظاهر شوند. بدین منظور می‌توانید پنج گام زیر را برای تقویت مهارت خود در گفت‌وگوهای سخت امتحان کنید:

• دست از دانستن بردارید

اگر فکر می‌کنید از قبل می‌دانید که شخص چه واکنشی نشان خواهد داد، پس احتمالا وی کاری خواهد کرد که حق با شما باشد. اگر از قبل می‌دانید که می‌خواهید شخص مربوطه چگونه فکر کرده و عمل کند، وی احساس خواهد کرد که شما می‌خواهید او را تحت فشار قرار دهید. وی فکر خواهد کرد که شما نسبت به او و دیدگاه‌هایش بی‌علاقه هستید.

از طرف دیگر اگر واقعا معتقدید هر چیزی ممکن است اتفاق بیفتد، ممکن است طرف مقابل، شما را غافلگیر کند. پس با کنجکاوی در مورد آنچه که طرف مقابل فکر می‌کند و راه‌حل‌هایی که ممکن است ارائه دهد، به جلسه بروید نه اینکه هدفتان از جلسه فقط این باشد که آنچه می‌خواهید را به وی بگویید و انتظار داشته باشید وی سریع همه را بپذیرد و تغییر کند.

• قبل از شروع، تن صدای خود را تنظیم کنید

قبل از صحبت کردن باید آگاهانه احساساتی را که می‌خواهید نشان دهید، انتخاب کنید. اگر به نظر برسد که از شخص مقابل عصبانی یا ناامید شده‌اید، ممکن است قصد و نیت شما زیر سوال برود. پس حالتی امیدوارانه، آرام یا دلگرم‌کننده داشته باشید. یک نفس عمیق بکشید، از یک کلمه استفاده کنید تا به خودتان بگویید چه احساسی دارید و آن احساس را به درون خود ببرید. سپس شروع کنید.

اگر در طول مکالمه چیزی شما را عصبی می‌کند، آن‌را به خودتان بگویید تا بتوانید به حالت اولیه و نرمال برگردید. اگر باز هم نتوانستید بر احساس عصبانیت یا ناامیدی خود غلبه کنید، به طرق مقابل بگویید که چرا چنین احساسی دارید، اما در مورد آینده و تغییر شرایطی که فرد باید در کار خود داشته باشد، با امیدواری و تشویق صحبت کنید.

3- به داستان طرف مقابل گوش بدهید

قبل از اینکه بخواهید به راه‌حل‌ها نگاه کنید، به داستان طرف مقابل گوش دهید. هدف از گوش دادن صرفا این نیست که طرف مقابل فکر کند دارد شنیده می‌شود، بلکه هدف این است که بتوانید با گوش دادن، کمی تامل کنید و سوالاتی را بپرسید که طرف مقابل را نیز کمی به تامل وادارد. فکر می‌کنید چه چیزی او را از حرکت رو به جلو باز می‌دارد؟ فکر می‌کنید چه چیزی می‌خواسته که الان به دلیل نرسیدن به آن، عصبانی و یا ترسیده است؟

همانطور که طرف مقابل دارد در مورد خودش صحبت می‌کند، در مورد ترس‌ها و ناامیدی‌هایش و آنچه در ذهنتان می‌گذرد، به او بگویید. اگر اشتباه برداشت کرده باشید، به شما خواهد گفت که چه چیزی درست است؛ این کار، مکالمه بین شما را به سطح عمیق‌تری می‌برد. وقتی دارید به آنها کمک می‌کنید تا ببینند که چگونه احساساتشان در افکار و اعمالشان نقش دارد، نقطه کورشان آشکار می‌شود.

4- انگیزه‌ای را که برای فرد جذاب است، شفاف کنید 

وقتی از افراد می‌خواهیم که رفتارشان را تغییر دهند، اصل “چه چیزی در آن برایشان مفید است؟” به خوبی کار می‌کند. عواملی که باعث تغییر می‌شوند، معمولا به چیزی مربوط می‌شوند که فرد برایش ارزش قائل است – از جمله نقش رهبری، احترام به همکاران، پروژه‌های چالش برانگیز، وقت گذاشتن برای خانواده، آرامش ذهنی و غیره.

گره زدن تغییر به خواسته‌های شخصی و رویاهای شغلی افراد، به تضمین نتایج بلندمدت کمک خواهد کرد. اگر مطمئن نیستید که طرف مقابل چه چیزی می‌خواهد، کافی است از خودش بپرسید و هرگز تصور نکنید که او را اینقدر خوب می‌شناسید که دیگر نیازی به پرسیدن از خودش نیست. چه چیزی باعث می‌شود که طرف مقابل ارزشمندتر کار کند؟ پس به وی بگویید که چگونه بهبود عملکرد می‌تواند به وی کمک کند. و البته صادق باشید؛ زیرا اگر طرف مقابل فکر کند که فقط می‌خواهید مشکل خودتان برطرف شود، شما را به عنوان یک تهدید خواهد دید و نه به عنوان یک متحد.

5- صبور باشید

اگر شروع مکالمه شما با آشفتگی همراه شد، نفس عمیقی بکشید و احساسی را که می‌خواهید نشان دهید، به خاطر بیاورید. اگر لغزش کنید و صراحتا به فرد بگویید که چه مشکلی دارد، دیگر ذهن او بسته خواهد شد. هیچکس دوست ندارد احساس اشتباه یا حماقت کند.

به یاد داشته باشید که طرف مقابل قبل از تغییر نظر خود، ممکن است به زمانی برای فکر کردن در مورد مکالمه نیاز داشته باشد. گاهی اوقات بهترین کار این است که به فرد، فرصتی برای پردازش مکالمه، رهاسازی احساسات و حتی مدتی توقف بر روی آن بدهید. به وی اعتماد کنید و همیشه به بهترین‌ اتفاقات امیدوار باشید.